Penyata akaun pelanggan
Penyata akaun pelanggan ialah ringkasan apa yang dibeli, dibayar dan masih terhutang oleh seorang pelanggan dalam satu tempoh. Ia bermula dengan baki awal, menyenaraikan pesanan dan bayaran mengikut tarikh, dan berakhir dengan baki akhir, biasanya disertakan analisis umur hutang yang menunjukkan jumlah tertunggak.
Colpay ialah perisian penjejakan bayaran ansuran untuk perniagaan Malaysia yang menjual secara ansuran bulanan, seperti keahlian, kursus dan langganan. Colpay menghasilkan penyata pelanggan daripada pesanan dan bayaran yang sudah anda rekod, menyimpannya sebagai PDF atau hamparan, dan menghantarnya kepada pelanggan satu demi satu atau secara pukal. Colpay ialah alat penjejakan dan komunikasi; ia tidak mengutip atau memindahkan wang bagi pihak anda.
Fakta disemak pada .
Apa yang dijumlahkan oleh penyata
Baki awal, tambah pesanan dalam tempoh itu, tolak bayaran dalam tempoh itu, sama dengan baki akhir. Analisis umur hutang kemudian menunjukkan berapa banyak daripada baki itu yang tertunggak.
Apakah penyata akaun pelanggan?
Ia ialah satu dokumen yang menyenaraikan setiap pesanan dan bayaran seorang pelanggan antara dua tarikh dan menunjukkan baki yang masih terhutang pada akhirnya. Perniagaan menghantarnya supaya pelanggan dapat menyemak baki dan membayar jumlah yang perlu dijelaskan.
Penyata akaun ialah ringkasan apa yang dibeli, dibayar dan masih terhutang oleh pelanggan dalam satu tempoh.
Penyata berbanding invois
Invois meminta bayaran bagi satu jualan. Penyata menghimpunkan semua jualan dan bayaran seseorang pelanggan, jadi ia menunjukkan keseluruhan baki, termasuk jumlah daripada beberapa invois atau pelan ansuran.
Penyata berbanding resit
Resit mengesahkan satu bayaran yang anda terima. Penyata menunjukkan bayaran itu bersama semua yang lain dalam akaun, supaya pelanggan dapat melihat baki yang perlu dibayar.
Bila hendak menghantarnya
- Mengikut kitaran tetap, seperti sebulan sekali.
- Apabila pelanggan mempunyai beberapa item yang belum dibayar.
- Apabila pelanggan meminta baki akaun mereka.
Apa yang ditunjukkan dalam penyata pelanggan?
Penyata pelanggan Colpay menunjukkan lima perkara: baki awal, pesanan dalam tempoh itu, bayaran dalam tempoh itu, baki akhir, dan analisis umur hutang.
| Bahagian | Maksudnya |
|---|---|
| Baki awal | Jumlah yang terhutang oleh pelanggan pada permulaan tempoh, dibawa daripada pesanan dan bayaran terdahulu. |
| Pesanan | Jualan kepada pelanggan dalam tempoh itu, dengan tarikh dan jumlahnya. Ini menambah baki. |
| Bayaran | Wang yang anda rekod sebagai diterima daripada pelanggan dalam tempoh itu. Ini mengurangkan baki. |
| Baki akhir | Jumlah yang masih terhutang oleh pelanggan pada akhir tempoh: baki awal tambah pesanan tolak bayaran. |
| Analisis umur hutang | Pecahan jumlah yang belum dibayar mengikut tempoh ia tertunggak, supaya anda dan pelanggan dapat melihat bahagian mana yang paling lama. |
Di dalam Colpay, analisis umur hutang pada penyata mengikut bulan yang belum dibayar dalam jadual bayaran setiap pelanggan. Ia bukan kiraan hari yang tepat sejak tarikh setiap invois. Bayaran daripada rekod lama yang tidak pernah dipautkan kepada pesanan boleh dipaparkan pada baris berasingan, supaya ia tidak tersembunyi dalam jumlah keseluruhan.
Bagaimana rupa penyata akaun? Contoh susun atur
Penyata yang jelas dibaca dari atas ke bawah: daripada siapa, untuk siapa, tempohnya, senarai bertarikh pesanan dan bayaran dengan baki berjalan, kemudian baki akhir dan analisis umur hutang.
Ini ialah contoh susun atur, bukan penyata pelanggan sebenar. Jadual contoh di bawah menggunakan angka bulat rekaan.
Pengepala
- Nama syarikat, logo dan butiran perhubungan anda.
- Nama dan butiran perhubungan pelanggan.
- Tempoh penyata: tarikh mula dan tarikh akhir.
Baris pembukaan
- "Baki dibawa ke hadapan" pada tarikh mula.
- Ini ialah baki awal daripada tempoh sebelumnya.
Baris aktiviti
- Satu baris bagi setiap pesanan atau bayaran, mengikut tarikh.
- Setiap baris mempunyai tarikh, keterangan atau rujukan, dan jumlah yang ditambah atau ditolak.
- Baki berjalan selepas setiap baris.
Jumlah dan analisis umur hutang
- Baki akhir pada tarikh akhir.
- Ringkasan analisis umur bagi jumlah yang belum dibayar.
- Cara membayar, dan siapa yang perlu dihubungi tentang penyata.
Contoh sahaja Pelanggan, tarikh dan jumlah di bawah ialah rekaan dengan angka bulat untuk menunjukkan bagaimana bahagian-bahagiannya dijumlahkan. Ia bukan pelanggan sebenar, cadangan atau skrin Colpay.
| Tarikh | Keterangan | Ditambah (RM) | Ditolak (RM) | Baki (RM) |
|---|---|---|---|---|
| 1 Sep | Baki dibawa ke hadapan | 1,000 | ||
| 5 Sep | Pesanan 001 | 2,000 | 3,000 | |
| 15 Sep | Bayaran diterima | 500 | 2,500 | |
| 30 Sep | Bayaran diterima | 1,000 | 1,500 | |
| 30 Sep | Baki akhir | 1,500 |
Kiraannya: 1,000 + 2,000 − 500 − 1,000 = 1,500. Contoh analisis umur bagi baki akhir itu: RM 500 belum perlu dibayar, RM 500 tertunggak satu bulan dan RM 500 tertunggak dua bulan.
Bagaimana menghasilkan dan menghantar penyata pelanggan dalam Colpay?
Pilih pelanggan dan tempoh, kemudian muat turun penyata sebagai PDF atau hamparan, atau hantarnya. Anda boleh menghantar penyata satu demi satu atau kepada sekumpulan pelanggan secara pukal melalui saluran yang telah anda sambungkan.
Dibina daripada rekod anda
Penyata menggunakan pesanan, pelan ansuran dan bayaran yang sudah anda simpan dalam Colpay, jadi tiada apa yang perlu ditaip semula. Profil setiap pelanggan juga menunjukkan pesanan, bayaran, baki dan dokumen mereka di satu tempat.
PDF atau hamparan
Simpan penyata sebagai PDF untuk dihantar kepada pelanggan, atau sebagai hamparan untuk menyemak angka atau berkongsi dengan penyimpan kira-kira anda. Penyata pembekal berfungsi dengan cara yang sama untuk apa yang anda hutang.
Satu demi satu atau secara pukal
Hantar satu penyata, atau hantar penyata kepada sekumpulan pelanggan terpilih sekali gus. Colpay menyimpan salinan setiap penyata seperti yang dihantar, dan pelanggan membukanya melalui pautan muat turun yang luput.
Penghantaran berfungsi melalui saluran e-mel atau pemesejan yang telah anda sediakan, dan hasilnya bergantung pada tetapan tersebut dan butiran perhubungan pelanggan. Semak keputusan penghantaran selepas penghantaran pukal. Sesiapa yang mempunyai pautan penyata boleh membukanya sehingga pautan itu luput, jadi hantar hanya kepada orang yang betul.
Penyata melengkapi dokumen anda yang lain: perisian invois untuk Malaysia, peringatan bayaran WhatsApp dan perisian perakaunan.
Bolehkah penyata akaun digunakan sebagai peringatan bayaran?
Ya. Apabila pelanggan mempunyai beberapa item tertunggak, penyata menunjukkan jumlah penuh yang terhutang dalam satu dokumen, yang lebih mudah untuk diambil tindakan berbanding invois yang berasingan.
Gandingkan dengan peringatan
Peringatan tertunggak Colpay boleh menggabungkan semua pelan tertunggak seseorang pelanggan dalam satu mesej, melalui e-mel atau WhatsApp setelah sambungan WhatsApp anda disediakan. Hantar penyata bersamanya supaya pelanggan mempunyai butirannya.
Gunakan ayat yang sopan
Nyatakan nama pelanggan, baki akhir, tarikh akhir bayaran dan cara membayar. Untuk ayat yang boleh anda ubah suai, lihat contoh mesej peringatan bayaran. Jika anda mengenakan caj lewat, ikut perjanjian anda: cara mengira caj bayaran lewat.
Adakah templat hamparan penyata akaun pelanggan?
Belum lagi. Templat penyata yang boleh dimuat turun sedang dirancang, dan halaman ini akan memautkannya setelah fail itu siap. Sementara itu, contoh susun atur di atas menyenaraikan bahagian yang perlu dimasukkan.
Jika anda menyimpan penyata dalam hamparan hari ini, Colpay boleh menghasilkan penyata setiap pelanggan sebagai hamparan daripada rekod anda.
Apa yang diperlukan dalam templat penyata. Jika anda membinanya sendiri, gunakan lajur ini, mengikut susunan ini:
| Lajur atau medan | Apa yang perlu diisi |
|---|---|
| Pengepala | Nama syarikat dan butiran perhubungan anda, nama pelanggan, dan tarikh mula serta tarikh akhir tempoh. |
| Tarikh | Tarikh setiap pesanan atau bayaran, yang paling lama dahulu. |
| Keterangan atau rujukan | Pesanan, invois atau bayaran yang berkaitan. |
| Ditambah | Jumlah setiap pesanan, yang menambah baki. |
| Ditolak | Jumlah setiap bayaran yang diterima, yang mengurangkan baki. |
| Baki | Baki berjalan selepas setiap baris, bermula daripada baki dibawa ke hadapan. |
| Baki akhir dan analisis umur hutang | Jumlah yang masih terhutang pada tarikh akhir, dipecahkan mengikut tempoh ia tertunggak, dengan cara membayar. |
Soalan lazim
Jawapan kepada soalan yang dicari orang tentang penyata akaun dan peringatan bayaran.
Apakah penyata akaun?
Penyata akaun ialah ringkasan yang menunjukkan apa yang dibeli oleh pelanggan, apa yang telah dibayar dan apa yang masih terhutang dalam satu tempoh. Ia bermula dengan baki awal, menyenaraikan pesanan dan bayaran mengikut tarikh, dan berakhir dengan baki akhir. Di dalam Colpay, penyata pelanggan juga menunjukkan analisis umur hutang, dan boleh disimpan sebagai PDF atau hamparan atau dihantar kepada pelanggan.
Ayat dan langkah penghantaran ada dalam contoh mesej peringatan bayaran.